Política de Tratamiento de Datos Personales, Ecpunch Inc. Colombia

  1. INTRODUCCIÓN

Ecpunch Inc es un producto representado por Sales marketing SAS que es una sociedad constituida conforme a las leyes colombianas, identificada con NIT: 900574510-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C., Producto que tiene como actividad principal mantener abierta una plataforma de programación productiva y control de ejecución en campo, y en general todo tipo de actividades complementarias. Con el objetivo de dar cumplimiento a las normas vigentes de protección de Datos Personales, de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 del 2012, Decreto 1074 de 2015 y demás disposiciones que las complementen, modifiquen, adicionen o reemplacen, se presenta nuestra POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Ecpunch Inc (con el propósito de proteger la información personal brindada por los Usuarios (titulares de la cuenta) de la plataforma Ecpunch Inc o cualquier otro tipo de personas naturales de los que se obtenga o procese datos personales de forma primaria o por encargo, sea que dicho tratamiento sea realizado por Ecpunch Inc. O por terceras personas que lo hagan por encargo de ésta.

La POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Ecpunch Inc tiene como mandato proteger el derecho constitucional del Habeas Data, Derecho que tienen todas las personas para conocer, actualizar, y rectificar la información que se haya recogido y almacenado en nuestras distintas bases de datos. Todos los datos recolectados en la plataforma son entregados de manera voluntaria autorizada por cada uno de los usuarios, estos de manera expresa aceptan los Términos y condiciones de uso de la plataforma Ecpunch Inc. En Colombia. De la misma forma se detalla los lineamientos generales de protección de los Datos Personales de los usuarios, las finalidades del Tratamiento de la información, el modelo de edición del perfil para dar de baja o anular sus datos en la plataforma y el área responsable de atender las quejas y reclamos.                   

  1. DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Los Usuarios (titulares de la cuenta): Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Base de datos personales: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento por una persona natural o jurídica.
  • Dato sensible: Es aquel dato personal que afecta la intimidad del Usuario y cuyo uso incorrecto podría generar discriminación. Son considerados datos sensibles entre otros, los datos de salud, los datos de orientación sexual, origen racial y étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas, filosóficas o morales.
  • Dato privado: Es aquel dato personal que por su carácter íntimo o reservado es relevante para el usuario.
  • Dato Semiprivado: Es aquel dato personal conocido y de interés tanto para el usuario como para un determinado sector de personas o para la sociedad en general, por lo que no es de carácter íntimo, reservado o público.
  • Dato público: Es aquel dato personal calificado como tal según la Constitución y la ley, y que no se ha clasificado como dato personal privado o semiprivado.
  • Habeas data: Es el derecho que tiene el usuario de los datos personales de exigir de las administradoras de los mismos el acceso, inclusión, exclusión, corrección, adición, actualización y rectificación de los datos, así como la limitación en su divulgación, publicación o cesión.
  • Custodio de las bases de datos: Persona natural, dentro de la empresa, que custodia las bases de datos personales.
  • Transferencia de datos: La Transferencia de Datos Personales tiene lugar cuando el  responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Violación de datos personales: Delito tipificado en el artículo 269 del Código Penal. El cual resa: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes, incurrirá en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes.”
  • Formas de captación de los datos personales de los usuarios: se podrá conocer, recolectar, almacenar, administrar la información del titular de la información de conformidad con la política de uso de datos contenida en el presente documento a través de los siguientes medios: (1) carga de la información por parte del mandatario o usuario; (2) por inscripción en los diferentes formatos de www.ecPunch.com , www.Bees2biz.com .

III. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios, aplicables a Política de Tratamiento de Datos Personales aquí descritos:

  1. a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la Ley 1581 es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
  2. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
  3. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  4. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
  5. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne;
  6. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley 1581; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;
  7. g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  8. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
  9. DERECHOS DE LOS TITULARES Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS.

El usuario o Titular  de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10de la presente ley
  3. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. e) Literal CONDICIONALMENTE exequible Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  7. FORMA DE RECOLECTAR LOS DATOS

Forma de recolección de los datos personales de los Usuarios/Clientes, mandatarios y cualquier otro se realizará  de la siguiente forma: 

  • Mediante el almacenamiento automático de los datos de los usuarios o visitantes  de los portales www.ecpunch.com, www.bees2biz.com y cualquier otro asociado a estas dos, como son: www.porminegocio.com, por el uso de cookies. Algunos de los datos que se pueden almacenar automáticamente son las URL, el navegador utilizado, dirección IP entre otros.
  • Mediante el Chatbot o el Chatbox de las diferentes páginas asociadas y propias de Sales Marketing Global o Ecpunch Inc.
  • Mediante el intercambio de correos electrónicos o mensajes en las diferentes redes sociales como son: Facebook, Linkedin, Twiter, Intagram, MSM, Whatsapp y cualquier otra que se use como medio de difusión de las dos compañías o aplicaciones que complementen la comunicación de las redes con el personal de apoyo o soporte de Sales Marketing Global o Ecpunch Inc.
  • A través del acceso a páginas Web de la compañía, Acceso a las diferentes aplicaciones móviles de la compañía, creando el usuario y contraseña,  generando un acceso automático desde cualquier red social.
  • A través de llamadas telefónicas.
  • Mediante eventos realizados por Sales Marketing Global o Ecpunch Inc.
  • Mediante las transmisión o transferencia por parte de aliados estratégicos.
  • Mediante la compra de bases de datos.
  • Mediante la carga masiva de empleados mandatarios que cargan los datos de sus empleados.
  • Mediante la carga manual de Empleadores mandatarios que cargan los datos de sus empleados.
  • Mediante cualquier otra que disponga el empleador en el momento de cargar la información de sus  empleados, exempleados, contratistas, clientes, asesores o cualquier persona natural que se considere debe tener acceso a la plataforma. 
  1. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

Todos los Datos Personales que son recolectados por Ecpunch Inc o Sales marketing global, Bees2biz., son incluidos en una Base de Datos a la cual tiene acceso el personal autorizado. Este personal en ejercicio de sus funciones están informados y que en ningún caso está autorizado el Tratamiento de la información para fines diferentes a los establecidos en este contrato, y que le son comunicados al Titular directamente al momento de descargar la aplicación móvil o al acceso por primera vez a la plataforma a más tardar al momento de la recolección donde es función imperativa del contratante o mandatario al contratar con sus empleados, exempleados, contratistas, clientes, asesores o cualquier persona natural que se considere debe tener acceso a la plataforma. Finalidad de tratamiento de los datos personales de los Usuarios:

  • Hacer uso de la aplicación en la etapa de carga y ejecución de la plataforma. 
  • Creación y administración de la cuenta del usuario.
  • Prestar los servicios ofrecidos y/o contratados de forma adecuada y con una excelente calidad. Prestar el mantenimiento, desarrollo y/o control de la plataforma  para el contratante mandatario y sus usuarios empleados.
  • Ordenar, catalogar, clasificar, dividir o separar la información suministrada de acuerdo a los diferentes módulos de captura de la aplicación concentrando la información por usuarios, compañías, puestos de trabajo y la que la plataforma dentro de su funcionamiento solicite capte o grabe.
  • Recolectar, Captar, analizar, grabar, obtener, deducir, conmutar o recabar  los datos personales e incorporarlos y almacenarlos en nuestra base de datos.
  • Utilizar los datos suministrados en campañas de comunicación, divulgación y promoción u oferta de productos, actividades y/o servicios desarrollados como parte de estrategias internas de la compañía en pro de productos propios o de terceros.
  • Conservar, analizar y conservar los registros históricos de la compañía y mantener contacto con los titulares del dato.
  • Verificar, comprobar o validar los datos o la información suministrada. Adelantar auditorías y administrar los sistemas y bases de datos.
  • Estudiar y analizar la información entregada para el seguimiento y mejoramiento de los productos, el servicio y la atención. Bajo cualquier medio tecnológico.
  • Entregar la información recolectada a terceros con los que la compañía contrate o delegue: el almacenamiento, el procesamiento, el análisis y administración de los datos personales, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad. Como la ley así lo determina.
  • Transferir, almacenar o procesar los datos personales a cualquier país o servidor en otro país.
  • Transferir y permitir el acceso a los datos personales suministrados a terceros: proveedores de servicios  o de apoyo general, las personas naturales o jurídicas, accionistas de Ecpunch Inc Sales Marketing Global.
  • Recabar, tener, manejar y utilizar la información para realizar control y prevención del fraude, control y prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo. El Usuario no podrá registrarse si se encuentra Sujeto a: Sanciones nacionales o internacionales, si se está constituido o se es residentes de un país o territorio que sea Sujeto a Sanciones, o cuyo Gobierno sea sujeto a Sanciones, incluyendo sin limitaciones: la Región de Crimea, Cuba, Irán, Siria y Corea del Norte. Para efectos de lo anterior se entenderá por Sanciones: las restricciones o prohibiciones en la capacidad de participar en negocios y otras actividades económicas con ciertos países, regiones, personas, entidades y sectores industriales o cualquier medida gubernamental diseñada para privar a una entidad objetivo de activos financieros y económicos con el fin de contrarrestar e intentar reducir el comportamiento que amenace la seguridad nacional o internacional o contravenga el derecho internacional. En particular, serán rechazados como usuarios o suspendidos o inhabilitados quienes se encuentren incluidos en las Listas de Sancionados de OFAC (Office of Foreign Assets Control de Estados Unidos), La Lista Clinton, Listas de terroristas de las Naciones Unidas (UN),  Lista de Organizaciones terroristas extranjeras del Departamento de Estado de Estados Unidos, y Listas de la Unión Europea de organizaciones y de personas catalogadas como terroristas, así como en cualesquier lista nacional de personas bloqueadas, quedando prohibida la registración o utilización de las plataformas en los países mencionados, territorios o jurisdicciones sancionadas. 
  • Celebración, ejecución y gestión de las propuestas de negocios y contratos objeto de los servicios prestados, por fuera y dentro de la plataforma entre cualquiera de las partes.
  • Realizar los reportes a centrales de riesgo por incumplimiento de las obligaciones financieras derivadas de la relación comercial de conformidad con la ley. Ya sea por actividades derivadas de la gestión dentro de la plataforma o la contratación de servicios  por el servicio de Ecpunch Inc o Sales marketing Global.
  • Envío de comunicaciones a través de cualquier canal o medio de comunicación, como son: Plataforma Ecpunch Inc, redes sociales, mensajes de texto, notificaciones push, correo electrónico, llamada telefónica, sin limitarse y por cualquier otro, relacionadas con el objeto social de Sales marketing Global o Ecpunch Inc tales como: actividades de mercadeo y/o cualquier solicitud realizada por el usuario, entre otros.
  • Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio. Realizar estrategias de on-boarding, análisis de navegabilidad,  desarrolladas mediante el estudio del comportamiento del usuario frente al uso de la plataforma y con ello mejorar en su contenido, personalizando presentación y servicio.
  • Elaboración de prospecciones comerciales y segmentación de mercados.
  • Adelantar y/o gestionar las solicitudes, quejas y reclamos de los usuarios de la empresa o tercero; y direccionarlos a las áreas responsables de emitir las respuestas correspondientes.
  • Presentar reportes ante las autoridades de inspección, vigilancia y control, y tramitar los requerimientos realizados por entidades administrativas o judiciales.
  • Conservar la información por los términos establecidos en la Ley, especialmente el referente a la información de los libros y papeles del comerciante que deberá ser almacenada por un período de diez (10) años, según lo dispone el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.
  • Transferencia o Transmisión de Datos Personales nacional o internacionalmente a terceros con los que se desarrollen actividades en cumplimiento de su objeto social. Asimismo, se podrá hacer Transmisión o Transferencia a los aliados estratégicos de la empresa para que ejecuten actividades de marketing, publicidad y promociones asociadas con el objeto social; todo de acuerdo con las disposiciones de la normativa colombiana.
  • Acceder y consultar sus datos personales en las centrales de información crediticia y financiera, recabar información relevante del comportamiento crediticio, y conservar, almacenar y usar los datos personales para envío de pauta comercial y publicitaria.

VII. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Las personas responsables del tratamiento de datos personales dando cumplimiento a los requisitos constitucionales y legales que se deben cumplir, buscan el consentimiento y autorización por parte del Titular de la información cumpliendo las siguientes características:

  • Consentimiento Previo: La autorización la debe dar el usuario (Titular de información) de manera previa a cualquier tipo de Tratamiento de datos personales.
  • Consentimiento Expreso: La autorización debe otorgarse de forma inequívoca, clara y específica.
  • Consentimiento Informado: El usuario (Titular de información) debe comprender claramente para qué serán tratados sus datos personales y las finalidades que pueden derivarse del Tratamiento de los mismos.
  • Todos los visitantes de las Plataformas deben autorizar el tratamiento de los datos personales para poder hacer uso de los servicios ofrecidos. Por tanto, en cada uno de los sistemas se encuentra una casilla que dice “Política de privacidad y Tratamiento de Datos Personales” la cual debe ser leída y aceptada para poder continuar con el uso de los servicios de las plataformas.

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley el Tratamiento de esta información es aceptado y autorizado a la aceptación de este contrato la cual puede ser consultada en el mismo momento en que el usuario así lo requiera por medio de  su perfil en la aplicación.

VIII. CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. b) Datos de naturaleza pública.
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la ley y el presente contrato.

  1. PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN.

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

               VIII.         CANALES DE ACCESO Y MECANISMOS DISPUESTOS.

Dando la garantía constitucional de Habeas Data respecto de los derechos de: acceso, actualización, rectificación y supresión por parte del Titular de los datos personales, sus causahabientes, representantes legales y/o apoderados, habilitará canales de acceso para los Titulares. Todas las consultas, quejas, comunicaciones, observaciones, recomendaciones y/o reclamos deberán ser dirigidas al Oficial de Protección de Bases de Datos Personales o al ÁREA DE SERVICIO AL CLIENTE de, por cualquiera de los siguientes medios:

Usuarios

  • Atención electrónica: El Titular del dato podrá realizar la solicitud a través del Centro de Ayuda disponible en las plataformas.www.ecPunch.com, www.bees2biz.com
  • Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal en la dirección Calle 152 B # 56 – 10, apt 1206, Bogotá D.C. Colombia, acreditando de forma previa y suficiente su identidad.
  • SIC Facilita: El Titular tiene la posibilidad de acudir al canal dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Aliados

  • Atención electrónica: El Titular del dato podrá realizar la solicitud a través del Centro de Ayuda disponible en las plataformas.www.ecPunch.com, www.bees2biz.com
  • Atención escrita: El Titular del dato deberá realizar su requerimiento formal en la dirección Calle 152 B # 56 – 10, apt 1206, Bogotá D.C. Colombia, acreditando de forma previa y suficiente su identidad.
  • SIC Facilita: El Titular tiene la posibilidad de acudir al canal dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  1. PROCEDIMIENTO LEGAL PARA CONSULTAS QUEJAS Y RECLAMOS

Todas las consultas, quejas, comunicaciones, observaciones, recomendaciones y/o reclamos podrán ser presentados por los diferentes  canales en un documento con las características que se describen en cada uno de los supuestos o mediante el formulario de consultas quejas y reclamos que podrán en la opción Centro de Ayuda.

Consultas o peticiones:

Tratándose del derecho de petición en calidad de información, Sales Marketing Global dará respuesta en un término máximo de diez (10) días hábiles de acuerdo a la ley, contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción de la petición o consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta en dicho término se informará al interesado, indicando los motivos de la demora y señalando la fecha en que esta se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El documento de consulta deberá contener lo siguiente:

  1. Documento dirigido a Sales Marketing Global, área de servicio al cliente:
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia documento de identidad del titular. En caso de no ser; un poder autorizando al apoderado. 

En caso de que el causahabiente del Titular solicite la consulta, deberá adjuntar a la consulta:

  1. Documento dirigido a Sales Marketing Global, área de servicio al cliente:
  2. El nombre y número de identificación del Titular.
  3. Copia Documento de identidad del Causahabiente.
  4. Copia Registro civil de defunción del Titular.
  5. Documento que acredite la calidad en que obra.
  6. Copia documento de identidad del Titular

Cada documento debe contener:

Descripción  de las causales de consulta, descripción de la situación, pretensiones o dudas adjuntando copia de los documentos de identidad y documentos que prueben la situación descrita. Esta debe ser radicada  por correo certificado o por correo electrónico al correo:  support@ecpunch.com y copia a info@bees2bzi.com

Cualquier controversia o diferencia con las políticas de datos puede escribir su consulta o petición.

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